مقدمه

علم مديريت كه در اثر گردهمايي به جاي زندگي فردي در تكامل زيست محيطي بشر شكل گرفته با توسعه سازمان‌ها پيچيده‌تر شد به طوري كه با افزايش روزافزون سازمان‌هاي مختلف در قرن بيستم، مديريت به عنوان يك پديده تعيين‌كننده در سرنوشت كشورها و سازمان‌ها مطرح گرديد. اين علم از زماني كه انسان دريافت كه به تنهايي توانايي انجام كارها به نحو مورد نظر را ندارد شروع و در اين قرن فقط متحول گرديد ولي همين تحول از ديد كشورها و سازمان‌هاي مختلف به ويژه در دهه‌هاي اخير با روش‌هاي گوناگون انجام گرفته و عملكردهاي متفاوتي را نيز در برداشته است. اين تحول در جايي عملكرد مثبتي را باعث گرديده كه با انتخاب و به كارگيري روش صحيح مديريت زمينه استفاه از تمامي امكانات مادي و انساني در آن فراهم شده. از استعدادها، توان‌ها، ضمن شكوفا شدن بهره‌گيري مورد نظر نيز حاصل شده و در اين حالت بوده كه از عوامل توليد نظير نيروي انساني، سرمايه، تكنولوژي و كار و استفاده كارآ و اثربخش گرديده و بين متغيرهاي ساختار اداري، منابع مالي، تخصص نيروي انساني همبستگي لازم مشاهده شده است و در جايي نيز با اين تحول انجام پذيرفته و يا در جهت خلاف نوع اول بوده است به عبارت ديگر درست انديشيدن و مديريت صحيح كليد پيشرفت در كشورها و سازمان‌هايي بوده است كه توانسته‌اند از منابع موجود به نحو مورد نظر استفاده و به هدف‌هاي از پيش تعيين‌شده خود دست يابند.

در راستاي تحول‌هاي ياد شده سازمان‌ها در پي روش‌هاي مديريتي جديدتر و مؤثرتري بوده‌اند. مديران اين سازمان‌ها در صدر تجديدنظر در هدف‌ها استراتژي‌ها ـ ساختار و فرهنگ سازماندهي خود شده‌اند. آن‌ها سعي كرده‌اند به نيروي انساني بيش از پيش اهميت دهند و تلاش‌هايي كه در زمينه‌هاي ياد شده در حال انجام است نشانگر اين نكفته بوده كه اين تلاش‌ها به سوي هر چه بيشتر حرفه‌اي كردن مديريت پيش رود.

با نگاهي به سابقه و تاريخ زندگي بشر از ابتداي پيدايش او درمي‌يابيم كه مديريت به مفهوم كلي سابقه‌اي برابر با زندگي اجتماعي انسان دارد پديده‌اي نوظهور نيست و گرچه دانش مديريت در قرن بيستم اهميت بيشتري پيدا كرده ولي مروري بر تاريخچه آن نشانگر آن است كه اين پديده از همان ابتدا به نوعي وجود داشته و با تكامل زيست انسان فقط متحول گرديده است.

اولين كاربرد علم و مديريت توسط انسان غارنشين و به صورت كار توسط و از طريق ديگران با رعايت اصل تقسيم كار در زماني كه انسان براي محافظت از خود با جابجايي سنگي در مقابل غار خود در زمان ورود و خروج از غار و اطاعت از فردي به نام سركرده آن را انجام مي‌داد پديدار گشت. با گسترش زندگي اجتماعي و روي آوردن به زندگي قبيله‌اي، رهبري سنتي به وجود آمد كه انجام وظيفه‌هاي مختلف مديريت در اداره اين قبيله‌ها توسط رئيس قبيله شكل مي‌گرفت با گسترش اين نوع زندگي و برنامه‌اي براي تصرف سرزمين‌هاي ديگر، سازماندهي افراد براي اين كار كنترل و نظارت در قالب به كار گماردن افراد و همچنين دريافت باج و خراج، مديريت نظامي شكل گرفته و با گسترش آن مديريت سياسي نيز در قالب آن به وجود آمد كه قرون باستاني را در برگرفته و تا قبل از قرون وسطي به عنوان تنها روش مديريت آن جوامع مطرح گرديد. با به قدرت رسيدن مذهبيون در اروپا در قرون وسطي و تا قبل از دوره رنسانس، انجام وظايف مديريت توسط مذهبيون در اروپا مطرح گرديده و اداره آن جوامع به صورت مديريت مذهبي اعمال مي‌گرديد. با شروع رنسانس و انقلاب صنعتي ار اروپا تحول در صنايع و تغيير ماهيت سازماني آن جوامع از حالت فئوداليته و كشاورزي به صورت صنعتي و عدم كاربرد اداره سازمان‌ها از طريق سنتي باعث پيدايش نظريه‌هاي جديدي در سال 1911 توسط دانشمندي به نام فردريك وينسلوتيلور در قالب مديريت علمي گرديد كه تاكنون نيز ادامه دارد.

نارسايي‌هاي موجود در اين مديريت سرآغاز مطالعاتي توسط التون ماير در دهه 1930 گرديد كه منجر به پيدايش مكتب روابط انساني گرديد در پي نظريه مايو نظريه‌هاي ديگري توسط كيلرت و كريس آرگرس مطرح شد كه به نام مكتب انسان‌گرايي صنعتي شناخته شد. پس از جنگ جهاني دوم و پيشرفت‌هايي كه در زمينه تكنولوژي، ارتباط، محاسبه‌هاي الكترونيكي به وجود آمد امكان بهره‌برداري از تكنيك‌هاي كمي در طراحي مدل‌هاي تصميم‌گيري مديريت و استفاده از رياضيات كاربردي براي حل مسائل مديريت فراهم كرديد و حل نارسايي‌هاي مديريت از اين طريق عملي گرديد و به دنبال آن مكتبي مبتني بر تئوري سيستم‌ها پا به عرصه وجود گذاشت كه مديريت را براساس تجزيه و تحليل سيستم‌ها و روش‌ها اعمال مي‌نمايد.

اصول مديريت علمي

1- كشف روش علمي براي انجام هر علمي به جاي روش غيرعلمي

2- انتخاب كاركنان با استفاده از روش‌هاي علمي براي انجام هر كار و آموزش آن‌ها براي انجام وظيفه‌هاي تعيين‌شده به جاي اينكه خودكاري را انتخاب نموده و در آن آموزش ببيند.

3- همكاري صميمانه كاركنان و مديران به منظور اطمينان بر اينكه نتايج كارشان با اصول و موازين علم مورد نظر هماهنگ مي‌باشد.

4- تقسيم تقريباً مساوي و منطقي كار بين مديران و كاركنان به جاي اينكه برخلاف گذشته تمامي كار و مسئوليت به عهده كاركنان بود و مديران فقط بخشي از كار را كه بهتر از ديگران انجام مي‌دادند قبول مي‌كردند.

مكانيزم يا روش‌هاي اجرايي اصول مديريت

1- بررسي و اندازه‌گيري زمان دقيق هر جزء كار و تعيين نحوه انجام آن.

2- تخصصي كردن كارها در سازمان و ايجاد سرپرستي‌هاي جداگانه

3- استاندارد كردن كليه ابزار و وسايل كار و تعيين بهترين شيوه استفاده از آن

4- تهيه شرح وظايف هر يك از كاركنان

5- تنظيم سيستم پرداخت حقوق و دستمزد متناسب با كيفيت كاركنان

به نظر تيلور ازدياد توليد فقط در اثر فعاليت بيشتر كاركنان صورت نمي‌گيرد و عواملي از قبيل تجزيه و تحليل كار، ساده كردن و حذف عمليات بي‌مورد و همچنين بررسي حركات و زمان صرف شده در انجام كار نيز در ازدياد توليد تأثير به سزايي دارد. به عقيده وي زماني كه افراد دقيقاً متناسب با شرح وظيفه‌هاي انتخاب شده آموزش داده شده به آن‌ها كاري داده شود كه به بهترين نحو بتوانند انجام دهند كارآيي سازمان بالا رفته سود بيشتري نصيب كارگران و كارفرمايان گشته و تضاد منافع بين آن‌ها و بحران‌هاي كارگري از بين رفته و يا به حداقل مي‌رسد. تيلور تأكيد زيادي بر اصل استاندارد كردن كار، وسيله كار و زمان انجام كار داشته و از طريق پاداش بر مبناي عملكرتد سعي بر آن دارد كه سازمان را به صورت ماشيني كارآمد درآورد تا حداكثر كارايي با حداقل مصرف هزينه، زمان و نيروي كار عايد سازمان گردد. او اخراج كارگر را به صورت عدم نياز و همچنين كوتاهي وظيفه از اصول مديريت مي‌داند.

مديريت چيست؟

كلمه مديريت تصوري از گروهي از افراد در يك سازمان را به وجود مي‌آورد. از اين نظر در نوع و اعضاء سازماني مشاهده مي‌شوند. مديران و گروه‌هاي ديگر، گروه دوم در زمره واحدهاي غير مديريتي قرار دارند. مديريت به معناي گروهي از اعضاء سازمان است كه مسئوليت پست‌هاي اجتماعي براي اينكه يك سازمان به هدف خود برسد را به عهده مي‌گيرد.

يكي از قديمي‌ترين تعريف‌هايي كه از مديريت شده است آن را هنر انجام كار توسط و از طريق ديگران مطرح نموده است. مري پاركرفولت بيكي از پيشگامان علم مديريت، آن را به عنوان فعاليتي در جهت هماهنگ نمودن مردم، كار سيستم در جهت رسيدن به هدف سازمان تعريف نموده است.

هدايت تلاش‌هاي كاركنان، ايجاد انگيزه در آنان، كنترل فعاليت‌ها و اصلاح و تغيير رفتار آن‌ها در جهت رسيدن به هدف سازمان را مديريت گويند. به طور كلي مديريت مي‌تواند مرحله‌اي از برنامه‌ريزي سازماندهي، رهبري و كنترل منابع سازماني در جهت رسيدن به هدف‌هاي سازماني تعريف گردد.

كاربرد مهارت‌هاي سه‌گانه مديريت

مهارت فني: اين مهارت در رده‌هاي پايين سازمان اهميت بيشتري دارد و به بالا رفتن مقام مدير در سلسله مراتب سازماني و دور شدن علمي او از كارهاي فني نياز به اين مهارت كمتر احساس گرديده و در مقابل نياز به مهارت‌هاي ديگر بيشتر احساس مي‌گردد. به طوري كه در سطح عالي سازمان مديران ممكن است با حداقل آگاهي از مهارت‌هاي فني و با اتكا به مهارت‌هاي ديگر بتوان وظايف خود را به نحو مؤثرتري انجام دهند.

مهارت انساني: به مفهوم قابليت كار كردن با ديگران در هر سطحي داراي اهميت بسيار است ولي كاربرد اين مهارت در رده‌ي مديراني است كه تماس مستقيم بين آن‌ها و زيردستان زياد باشد اين گونه تماس‌ها معمولاً در سطح مديران مياني بيشتر ديده مي‌شود. در رده‌هاي بالاتر سلسله مراتب سازماني تعداد اين گونه تماس‌ها رو به كاهش گذارده نياز به اين مهارت نسبي شده و نياز به مهارت ادراكي بيشتري احساس مي‌گردد.

مهارت ادراكي: در سطح مديران عالي سازمان كاربرد بيشتري داشته و به طور كلي مهم‌ترين قابليت يك مدير محسوب مي‌گردد. اين مهارت در پست‌هاي حساس و پرمسئوليتي كه ماهيت سازمان بر شناخت عوامل محيطي استوار است جنبه حساس‌تري پيدا مي‌كند.

سازمان

سازمان‌ها يا تشكيلات اداره امور توده‌هاي انساني از ديرباز نقش بسيار مهمي در زندگي اجتماعي بشر به عهده داشته‌اند و گرچه اين نقش در طول تاريخ زندگي او همواره تعيين‌كننده بوده است ولي اهميت آن بيشتر از انقلاب صنعتي و پيدايش سازمان‌هاي بزرگ صنعتي، بازرگاني، نظامي، اقتصادي و اجتماعي كه بر اثر تغيير ساختار اقتصادي آن زمان از كشاورزي يا فئوداليته ساختار صنعتي روي داده جلوه‌گر شد هر يك از سازمان‌هاي ياد شده هدف‌ها و كاركردهايي دارند كه بدان وسيله نيازهاي آنان را برطرف مي‌نمايد و با توجه به اينكه دوام هر سازمان بستگي مستقيم به كاربرد آن دارد انتخاب صحيح اين تشكيلات نفش بسيار ارزنده‌اي مي‌تواند داشته باشد.

سازمان عبارت از سيستمي است براي تحريك و هماهنگي كوشش‌هاي مختلف گروه‌ها به منظور دست يافتن به هدف‌هاي مشترك.

زماني كه هدفي تعيين شد وجود سازمان است كه راه‌هاي رسيدن به آن را با تشكيلاتي موجوديت مي‌بخشد و در آن نحوه مستقيم كار، طبقه‌بندي شغل‌ها و وظيفه‌ها، اختيار مسئوليت‌ها و نحوه ارتباط و هماهنگي بين پست‌ها و واحدها معين شده و توسط نموداري مشخص مي‌گردد. بنابراين در قالب سازمان است كه انجام وظيفه‌هاي مديريت براي رسيدن به هدف سازمان ميسر مي‌گردد. به وجود آمدن يك سازمان بر پايه‌هاي زير استوار است.

مدارهاي مسئوليت

هر سازمان داراي سه نوع تقسيم‌بندي مسئوليتي به شرح زير مي‌باشد و مديران را مي‌توان با توجه به مداري كه داراي مسئوليت خاصي هستند طبقه‌بندي نمود.

1- مدار نهادي: مديران در رده نهادي به طور ويژه‌اي مسئول دو جنبه مهم محيط خارجي سازمان هستند اول آن‌ها بايد اهميت سازمان خود را به محيط خارجي آن را از طريق اطلاع به مردم خارج از آن و ديگر سازمان‌ها نشان دهند. دوم، مديران اين مدار مسئول شناسايي نيازهاي محيط خارجي و پيدا كردن راه‌هايي كه سازمان آن‌ها بتواند نيازها را برطرف نمايد مي‌باشند به طور مثال در يك سازمان توليدكننده اتومبيل مديراني كه نوع جديدي از اتومبيل يا وانت را براي آن سازمان در نظر مي‌گيرند از مديران مدار نهادي هستند. به طور كلي اين مديران طراحي هدف، نقشه و استراتژي‌هاي بلندمدت سازمان را به عهده دارند. آن‌ها نظاره‌گر نهايي فعاليت‌هاي سازمان هستند.

2- هسته‌ي تكنيكي: مديران اين قسمت، مسئوليت مستقيم توليد و تحول كالا و خدمات سازمان را به عهده دارند. آن‌ها مديراني هستند كه فعاليت‌هاي روزانه سازمان را اداره مي‌كنند. در مثال ياد شده بالا مديراني كه بر كار مونتاژ اتومبيل و يا حمل آن به توزيع‌كنندگان نظارت دارند از جمله اين مديران هستند.

3- مدار مديريتي: مديران اين قسمت بين مدار نهادي و هسته تكنيكي قرار مي‌گيرند در اين جا مديران سيستم‌هايي را براي هماهنگ كردن و تكميل نمودن قسمت‌هاي مختلف هسته‌ي تكنيكي طراحي مي‌نمايد. در مثال ياد شده اين مديران كار آن‌هايي را كه اتومبيل توليد مي‌كنند را با آن‌هايي كه آنان را حمل مي‌كنند هماهنگ مي‌نمايد. اين مديران همچنين استراتژي‌هاي عملياتي ويژه‌اي را براي اجراي برنامه‌هايي كه از طرف مديران رده بالا اعلام شده است را تعيين مي‌نمايند. به طور كلي مديران در اين مدار مسئوليت انتقال نقطه‌نظرهاي مدار نهادي به واقعيت‌هاي هسته تكنيكي را به عهده دارند.

طبقه‌بندي شغل و وظيفه

يكي از نتيجه‌هاي مهم تقسيم كار طبقه‌بندي آن در قالب شغل‌ها و وظيفه‌ها در رابطه با نياز سازمان مي‌باشد. اين طبقه‌بندي به طور معمول به صورت زير انجام مي‌پذيرد.

واحد سازماني كه يك جزء از يك كل را تشكيل داده و مسئول اجراي يك رشته فعاليت‌هاي مرتبط است. رده يا طبقه سازماني از تعدادي واحدهاي سازماني تشكيل مي‌شود كه در رديف هم قرار دارند. روشن است شرح هر يك از وظيفه‌ها بايد متناسب با آن وظيفه تعريف، تا فرد دارنده آن شغل به كارهايي كه بايد در آن واحد انجام دهد آشنا گردد.

اختيار مسئوليت

در اجراي شغل‌ها و وظيفه‌هاي ياد شده بايد حدود و اختيار و مسئوليت هر يك به طور كامل تعريف، معلوم و مشخص گردد.

نحوه ارتباط و سلسله مراتب

مشخص و معلوم بودن رابطه منطقي بين فعاليت‌هاي مختلف سازمان و نحوه ارتباط اين واحدها با يكديگر تأثير مهمي در اداره آن سازمان خواهد داشت. نحوه ارتباط پست‌ها را سلسله مراتب سازماني مي‌نامند.

صف و ستاد

واحدهايي كه به طور غيرمستقيم هدف سازمان را تأمين صف واحدهايي كه غيرمستقيم آن هدف را تأمين مي‌نمايند ستاد مي‌نامند.

تشكيلات

عبارت است از تنظيم وظيفه‌بندي فعاليت‌هايي كه براي رسيدن به هدف‌ها و طرح‌ها لازم است.

وظيفه

عبارت است از يك سلسله فعاليت‌هاي نقشي سازمان كه بايد يك كارمند يا صاحب مقام به اعتبار شغلي كه دارد انجام دهد.

تفويض اختيار

عبارت است از واگذاري اختيار به مقام‌هاي سازماني با در نظر گرفتن صلاحيت شغل‌هاي سازمان بر پايه‌ي آئين‌نامه و اساسنامه سازماني

فرمان

عبارت است از رابطه‌ي لفظي بين كادر رهبري و امضاي سازمان

تعريف سيستم

در فرهنگ انگليسي آكسفورد يك سيستم به عنوان «مجموعه يا گروهي از اشياء مرتبط يا غيرمرتبط به نحوي كه يك واحد پيچيده را تشكيل دهد، تركيب كلي اجزاء كه برحسب طرح يا برنامه‌اي نظم يافته باشد» تعريف شده است. به همين ترتيب فرهنگ زبان انگليسي رندم ها RANDOM HOUSE تعريف زير را براي سيستم ارائه داده است «مجموعه منظم منظم و قابل دركي از حقايق، اصول، نظريه‌ها و امثال آن‌ها در زمينه خاصي از دانش يا انديشه».

سيستم چهارچوب و قالبي است كه در داخل آن فعل و انفعالاتي در اثر عمليات اجزاي سيستم به وقوع مي‌پيوندد. بدين صورت كه عوامل و منابعي وارد سيستم شده و تحت شرايط فعلي و انفعالات روي آن انجام شده و از طرف ديگر به عنوان نتيجه و محصول خارج مي‌شود. به طور كلي هر سيستم وارده را به طريقي كه مورد نظر آن است به بازده تبديل مي‌كند. اجزاي سيستم به صورت‌هاي مختلف به يكديگر وابسته‌اند و با هم رابطه دارند. سيستم زماني به هدف از پيش تعيين شده خود مي‌رسد كه هر يك از اجزا كه وظايف ويژه‌اي دارند مرتبط با يكديگر و هماهنگ عمل نمايد.

يك سيستم تركيبي از اشياء بهم پيوسته به ترتيبي است كه تشكيل يك واحد پيچيده را بدهد. اين اشياء ممكن است مثل ماشين‌آلات يك كارخانه مادي، مثل بدن انسان زيستي و يا مثل تركيب كامل مفاهيم، روش‌ها، تئوري و تكنيك‌ها در زمينه‌اي مانند مديريت نظريه‌اي باشد.

ويژگي‌هاي سيستم

سيستم‌ها داراي ويژگي‌هاي گوناگوني هستند كه در اينجا به صورت خلاصه مورد بررسي قرار مي‌گيرند.

1- وارده يا داده (INPUT)