تعريف و اصطلاحات:

1-تعريف مال

چيزي كه قابل تملك، مبادله و ارزش باشد اصطلاحاً مال گفته مي شود. به

 

موجب آيين نامه اموال دولتي :(كليه اموالي نه در تصرف مالكانه وزارتخانه

 

يا مؤسسه دولتي بوده يا به نحوي ازآنجا به تصرف مالكانه انها درآيد ، به

 

عنوان اموال دولتي محسوب مي شود.)

2-اموال غير منقول

اموالي كه غير قابل حمل و انتقال باشد، به نحوي كه حمل و جابجايي آن

 

موجب خرابي آن مال گردد اموال غير منقول ناميده مي شود.

3-اموال منقول

اموالي كه نقل آن از محلي به محل ديگر بدون اينكه لطمه اي به آن وارد شود

 

امكان پذير باشد در رديف اموال منقول قرار مي گيرد.

 

به موجب همين آيين نامه اموال اموال منقول به دو دسته تقسيم مي شود:

 

الف-اموال مصرفي:شامل اموالي است كه بر اثر استفاده جزيي يا كلي از بين

 

مي روند مانند مواد مصرفي،خوردني و...

 

ب-اموال غير مصرفي: شامل اموالي است كه بدون تغيير محسوس و از دست

 

دادن مشخصات اصلي بتوان آن را مكرر مورد استفاده قرار داد.

 

اموالي كه به علت كمي قيمت ارزش نگهداري حساب اموالي نداشته باشد،مانند

 

مصالح و لوازم يدكي اتومبيل در رديف اموال (در حكم مصرفي) محسوب

 

ميشود. اموال در حكم مصرفي اغلب با اموال ديگرغير از خود مورد استفاده

 

قرار مي گيرند.مانند لوازم يدكي.

 

طبق قانون محاسبات عمومي كشور محل نگاهداري اسناد اموال دولتي اداره

 

كل اموال دولتي وزارت امور اقتصادي و دارايي مي باشد و كليه عمليات

 

مربوط به ثبت اموال دولت طبق آيين نامه اموال دولتي به اجرا گذارده ميشود.

 

طبق اين آيين نامه اموال مربوط به دولت به چهار طبقه تقسيم مي شود.

 

4-ذيحساب و وظايف آن

ذيحساب مأموري است كه به موجب حكم وزارت امور اقتصادي و دارايي به

 

منظور اعمال نظارت و تأمين هماهنگي لازم در اجراي مقررات مالي و

 

محاسباتي در وزارتخانه يا مؤسسه و شركتهاي دولتي و دستگاههاي اجرايي

 

محلي و مؤسسات و نهادهاي عمومي غير دولتي به اين سمت محسوب ميشود.

 

اهم وظايف ذيحساب در ارتباط با اموال به شرح زير است:

 

- نظارت بر امور مالي و محاسباتي و نگاهداري و تنظيم حسابها طبق قانون

 

و ظوابط و مقررات مربوط و صحت و سلامت آنها

 

- نظارت بر حفظ اسناد و دفاتر مالي

 

- نگاهداري حساب اموال دولتي و نظارت بر اموال مذكور

 

5-جمعدار اموال و وظايف آن

به موجب ماده 34 قانون محاسبات عمومي مصوب شهريور ماه 1366

 

 

اصطلاح «جمعدار» به امين اموال تغيير نام پيدا كرده است طبق اين قانون امين

اموال مأموري است كه از بين مستخدمين واجد صلاحيت و امانت دار با حكم

 

وزارتخانه يا مؤسسه مربوط به اين سمت منصوب مي گردد و مسئوليت حراست

 

و تحويل و تنظيم حسابهاي اموالي و اوراقي كه در حكم وجه نقد است وكالاهاي

 

تحت ابواب جمعي به عهده او واگذار مي شود.

 

اهم وظايف امين اموال به شرح زير است:

 

- اختصاص شماره برچسب به اموال غير مصرفي

 

- تنظيم و نگاهداري حساب اموال صورتحساب اموال رسيده و فرستاده

 

- ثبت مشخصات اموال در دفاتر مربوط

 

- صورت برداري از اموال هر اطاق و تحويل آن مسئول واحد مربوط

 

6-بودجه و اعتبار

بودجه كل كشور برنامه مالي دولت براي يك سال مالي است كه در آن

 

درآمدها و ساير منابع اعتبارو برآورد هزينه ها پيش بيني مي شود وبه هدفهاي

 

دولت در اجراي برنامه هاي مالي تحقق مي بخشد .بودجه هر سازمان نيز شامل

 

پيش بيني درآمدها و هزينه هاي مربوط به يك سال مالي آن سازمان است و از

 

سه قسمت به شرح زير تشكيل مي شود :

 

-بودجه عمومي دولت

 

-بودجه شركتها دولتي و بانكها

 

-بودجه مؤسساتي كه تحت عنواني غيرازعناوين فوق دربودجه كل كشورمنظور

 

مي شود

 

اعتبار عبارت از مبلغي است كه براي مصرف يا مصارف معين به منظور نيل

 

به اهداف و اجراي برنامه ها به تصويب مي رسد

7-پيش پرداخت و علي الحساب

پيش پرداخت عبارت است از پرداختي كه از محل اعتبار مربوط طبق احكام و

 

مقررات و قراردادها پيش از انجام تعهد صورت مي گيرد

 

علي الحساب عبارت است ازپرداختي كه به منظوراداي قسمتي ازتعهد با رعايت

 

مقررات صورت مي گيرد .

8-تنخواه گردان پرداخت

به موجب ماده 27 محاسبات عمومي مصوب 1/6/1366 تنخواه گردان عبارت

 

است از وجهي كه از محل تنخواه گردان حسابداري از طرف ذيحساب پس از

 

تأييد وزير يا رئيس مؤسس و يا مقامات مجاز از طرف آنها براي انجام پاره اي

 

هزينه ها دراختيار واحدها ويا مأموريني كه به موجب اين قانون وآيين نامه هاي

 

اجرايي آن مجاز به دريافت تنخواه گردان هستند قرار مي گيرد .

9-كارپرداز و وظايف آن

كارپرداز مأموري است كه از بين مستخدمين واجد صلاحيت دستگاه زيربط به

 

اين سمت منصوب مي شود و نسبت به خريد و تدارك كالا و خدمات مورد نياز

 

طبق دستور مقامات مجاز با رعايت مقررات اقدام مي كند.

10-انواع خريدها

1/10-خريدهاي برنامه ريزي شده

اين نوع خريدها معمولاًدرآغاز هرسال براساس برنامه هاي پيش بيني شده انجام

 

مي شود .در واحدهاي توليدي و صنعتي برنامه خريد بر اساس ميزان توليد و با

همكاري واحد كارپردازي يا تداركات ،امور مالي ،دفتر طرح وبرنامه و توليد و

 

ساير واحد هاي مرتبط تدوين مي گردد.

 

در مؤسسات غيرانتفاعي مانند وزارتخانه و مؤسسات خدماتي برنامه ي خريد

 

شامل كالاهاي اساسي مي باشد كه با وظايف مستمر ودائمي مؤسسه ارتباط دارد

 

در خريدهاي برنامه ريزي شده مراحل زير طي ميشود:

 

-درخواست كننده كالا با تكميل فرم اعلام نيازمنديها احتياجات خود را به واحد

 

سفارشات يا واحد تداركات اعلام مي دارد.

 

فرم مذبور پس از تأييد موجودي انبار با مراجعه به كاردكس انبار و تأييد

 

انباردار درپرونده مربوط به اعلام نيازمنديها درواحد سفارشات يا واحد تداركات

 

بايگاني مي گردد وبا توجه به الويتها نسبت به تنظيم برنامه خريداقدام به سفارش

 

آن مي شود. فرم اعلام نيازمنديها در سه نسخه تهيه و به شرح زير توزيع و

 

نگهداري مي شود :

 

نسخه اول ودوم درپرونده اعلام نيازمنديهاجهت اقدام درواحدسفارشات نگهداري

 

مي شود

 

نسخه سوم به بايگاني واحد در خواست كننده ارسال مي گردد.

 

پس از انجام سفارش نسخه دوم نيز جهت اطلاع از جريان سفارش به واحد

 

 

درخواست كننده ارسال مي گردد.

 

 

 

 

 

 

 

فرم اعلام نيازمنديها   شماره: تاريخ:   نام واحد در خواست كننده:   تاريخ درخواست: كد واحد درخواست كننده: كد مركز هزينه:
رديف	شرح و مشخصات جنس	واحد	شماره فني	مقدار تصويب شده	مقدار درخواست شده	تحويل مستقيم	تحويل به انبار		اموالي	ساير اطلاعات
واحد درخواست كننده: نام وامضاء:		تأييد كننده:   نام وامضاء:		واحد سفارشات يا خريد نام وامضاء:		انبار:   نام وامضاء:		مسئول اموال: نام وامضاء:			نسخه اول: مخصوص سفارشات

 

فرم اعلام نيازمنديها

 

نسخه اول:واحد سفارشات

نسخه دوم:پرونده اعلام نيازمنديها

نسخه سوم:درخواست كننده

 

 

 

2/10 –خريدهاي موردي يا اضطراري

اين خريدها براساس درخواست واحدها وطي تشريفات خاصي صورت مي گيرد

 

معمولاً اين نوع خريدها برحسب درخواست واحدهاي مصرف كننده ي كالاهايي

 

كه لزوم تهيه آنها نيازي به برنامه ي سالانه نداردانجام مي گيرداين نوع خريدها

 

از محل تنخواه گردان صورت مي گيرد .

 

معمولاً كالاهاي خريداري شده از محل تنخواه گردان تحويل انبار نمي شود و بر

 

اساس تأييد دريافت كننده ي جنس انباردار مبادرت به صدور قبض و حواله انبار

 

نموده و مراتب در كارتها و يا دفاتر انبار ثبت مي شود .

 

3/ 10-خريد به صورت متمركز

در صورتي كه يك واحد سازماني به نام كارپردازي يا تداركات كل،مسئول تهيه

 

و تدارك وارائه خدمات دركل سازمان باشد به اين نظام تمركزخريد گفته ميشود

 

اگرسازماني آمادگي كامل از نظرامكانات مادي ونيروي انساني لازم داشته باشد

 

،اعمال سياست تمركز اداري مزاياي زير خواهد بود:

 

-خريدهاي مكررتوسط مأمورين خريد،شرايط خريد را سهل تروآنها را به بازار

 

خريد آماده تر و آشناتر مي سازد.

 

-خريد به صورت متمركز ،موجب صرفه جويي در نيروي انساني مي گردد.

 

-كنترل موجودي در سيستم متمركز بهتر و سريعتر انجام مي شود.

 

-سفارش كالا در مواقع مناسب انجام مي گردد.

 

-برنامه ريزي و تأمين اعتبار خريد با سهولت صورت مي گردد.

 

4/10-خريد به صورت غير متمركز

در نظام غير متمركز خريد ،هر واحد سازماني ،با داشتن اختيارات لازم نسبت

 

به خريد و لوازم مورد نياز خود اقدام مي كند.اين نظام داراي مزاياي زير است:

 

-تهيه ي كالاهاي اختصاصي و فني با همكاري واحد ذينفع بهتر و صحيحترانجام

 

مي شود.

 

-خريد با نيازمنديهاي واقعي هر واحد منطبق مي گردد.

 

لازم به يادآوري است كه انتخاب يكي از دو نظام مذكور با خط مشي و سياست

 

مديريت هر سازمان و به وظايف آن سازمان ارتباط دارد.

 

11-انواع خريدها از نظر قيمت

به موجب قانون محاسبات عمومي مصوب6 /11/1362 نصب و نحوه انجام

 

معاملات با رعايت صرفه و صلاح دولت به شرح زير مي باشد:

 

1/11-خريدهاي جزئي

مبلغ اين نوع خريدها نبايد از 300000 ريال تجاوز نمايد.اين نوع معاملات بايد

 

به كمترين بهاي ممكن وتشخيص ومسئوليت كارپرداز و مأمور خريدانجام گيرد.

 

2/11-خريدهاي متوسط

مبلغ خريدهاي متوسط از 300000ريال تا 5000000ريال تعيين شده است.اين

 

نوع معاملات بايد به كمترين بهاي ممكن و به تشخيص و مسئوليت كارپرداز و

 

مسئول واحد تداركات و تأييد وزير يا بالاترين مقام دستگاه اجرايي در مركزويا

 

استان و يا مقامات مجاز از طرف آنها انجتم گيرد.

3/11-خريدهاي عمده

خريدهاي عمده خريدهايي هستند كه مبلغ مورد معامله از5000000ريال به بالا

 

باشد . معاملات عمده با انتشار آگهي مناقصه ي عمومي و يا ارسال دعوتنامه

 

(مناقصه ي محدود) و به تشخيص وزير يا بالاترين مقام دستگاه اجرايي و يا

 

مقامات مجاز از طرف آنها انجام مي شود.

 

لازم به يادآوري است كه در بخشهاي توليدي و صنعتي مبالغ فوق الذكر مورد

 

توجه قرار داده نمي شود و هر سازماني سقف مشخصي براي خريد هاي خود

 

منظور كرده است.

12-اصول تداركات

هدف مديريت تداركات كاهش هزينه و بهينه سازي سيستم و استفاده از روش

 

سيستماتيك در امور تدارك كالا مي باشد.

 

در راستاي نيل به اهداف به نكاتي چند در مورد سيستم روش سيستماتيك و

 

موارد استفاده از آن اشاره مي شود.

 

13-تعريف سيستم و روش سيستماتيك

شناخت اجزاء به هم پيوسته كه با يكديگر ارتباط داشته و به يك هدف همكاري

 

و تلاش مي كنند سيستم يا روش سيستماتيك گفته مي شود.

 

سيستم داراي مشخصات زير است:

 

1-مرتبط بودن اجزاءيك سيستم با يكديگر

2-هدف دار بودن سيستم

3-وجود سلسله مراتب درسيستم

به طور كلي در روش سيستماتيك هر جزء از اجزاء با توجه به كليت سيستم

 

مورد بررسي قرار داده مي شود . روش سيستماتيك كمك مي كند تا مدير

 

وظايف خود را با توجه به هدف كلي سازمان بررسي و مورد نظر قرار دهد.

 

بنابراين به منظورتسريع دررسيدن به اهداف يك شركت بايد سعي شودهماهنگي

 

ميان اجزاء آن را بيشتر كرده و اجزاء يك سازمان و ارتباط هر جزء مورد

 

بررسي قرار داده و سپس به بررسي نقش هر يك بپردازيم.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

مدير عامل

 

 

 

 

 

 

امور مالي امورمالي امور توليد امور تداركات امور بازرگاني

 

1/13-نقش واحد تداركات به عنوانجزئي از يك سسيتم

سيستم تداركات در شركتهاي توليدي را مي توان از نظر اينكه تأمين كننده مواد

 

اوليه براي آنهاست قلب سيستم لقب داد. چون سيستم تداركات تغذيه كننده و تهيه

 

كننده مواد به قسمتهاي مختلف شركت مي باشد.

 

لازم به يادآوري است كه سيستم تداركات مانندهرسيستم ديگرمحتاج به اطلاعات

 

دقيق صحيح و به موقع دارد كه بايد از كليه قسمتهاي يك كارخانه و يا منابع

 

داخلي و يا خارجي به واحد تداركات مي رسد.

 

بطوري كه يادآوري گرديد هدف مديريت تداركات اين است كه به هر نحوي

 

سعي نمايد هزينه هاي مختلف را كاهش و بهينه سازد .

 

هزينه تداركات با فرمول زير مشخص مي گردد:

 

(هزينه هاي حمل+هزينه هاي نگهداري+هزينه هاي تأمين مواد) تابع=مجموع هزينه ها

 

جهت تحقق چنين هدفي بايد سياست هاي زير را اعمال نمود كه در اصطلاح

 

مديريت تداركات به five rights يا «صحت پنجگانه»معروف است:

 

1-كيفيت صحيح

 

2-كميت دقيق

 

3-صحت درانتخاب زمان و مكان

 

4-قيمت مناسب

 

5-منابع درست

 

 

 

2/13-اصول مديريت تداركات(صحت پنجگانه)

1-عوامل مؤثرصحت ودقت دركيفيت

 

عوامل زير بايد درمورد كيفيت ودقت كالا مورد توجه وبررسي قرار گيرد:

 

- خصوصيات فني

 

- استاندارد كالا

 

- درجه بندي عرضه كنندگان شامل :

 

- عملكرد گذشته

 

- شهرت

 

- ارزيابي نمونه ها

 

2-عوامل مؤثر درانتخاب كميت دقيق

 

توجه به نكات زير براي انتخاب كميت ضرورت دارد :

 

ا هداف خريد :

 

ا لف: خريد به منظورنگهداري

 

ب:خريد به منظور مصرف

 

برنامه ريزي مقدا روزمان :

 

- توجه به محاسبه حداقل و حداكثر مو جودي ونقطه سفارش

 

-استفاده تكنولوژي اطلاعات IT

 

3-صحت درانتخاب زمان و مكان

 

استفاده از تكنيكهاي زير در اين انتخا ب توصيه شده است :

 

ا لف : عرضه كالا بدون تأ خير(ZERO DELAY)

ب: به حداقل رسانيدن زمان توقف توليد

 

ج: توليد بدون ضايعات

 

4-خريد از منابع واجد شرايط

 

براي نيل به هدف فوق توجه به نكات زير توصيه شده است:

 

ا لف: بررسي وتحقيق در بازار عرضه كنندگان كالا

 

ب-تعيين سازنده اصلي لوازم يدكي و خدمات پس از فروش

 

ج:تعيين واحدهاي تصميم گيرنده

 

-خريدار مصرف كننده ،تصميم گيرنده

 

د:ايمني در عرضه كالا

 

و:عوامل عمومي در ارزيابي عرضه كنندگان كالا

 

5-قيمت مناسب

 

عوامل مؤثر در اتخاذ تصميم درباره قيمت

 

الف:هزينه توليد

 

ب:توان خريد مصرف كننده

 

ج:رقبا و قيمت عرضه كالا در بازار

بررسي قيمت رقبا

 

 

 

 

 

هزينه قيمت بررسي و توان خريد

 

 

 

14-مراحل اجرايي خريد

به طوري كه قبلاَ‎ً گفته شد واحد تداركات يا كارپردازي مسئول تهيه وتأمين كالا

 

و لوازم وهمچنين ارائه خدمات در هر سازمان مي باشد.نحوه تهيه و تدارك كالا

 

از نظر تشريفات اداري و مبالغ مورد مطالعه در سازمانهاي دولتي تابعه قوانين

 

و مقررات دولتي است و رعايت آن در سازمانهاي مذبور الزامي مي باشد.بدون

 

ترديد اين امر در بخشهاي خصوصي كه از شمول قانون خارج است مورد توجه

 

قرار داده نمي شود.

 

به منظور سهولت در امربررسي خريد،خريدها را به دو قسمت خريدهاي داخلي

 

و خارجي تقسيم مي كنيم:

 

قسمت اول:خريدهاي داخلي

1/14- درخواست خريد

درخواست خريدكالا درسيستم تداركاتي وانبارداري مستلزم تكميل فرم درخواست

 

خريد از طرف انبار و ارسال آن به واحد تداركات مي باشد.

 

فرم درخواست خريد در موارد زير تهيه مي گردد:

 

الف:در صورت موجود نبودن كالاي مورد تقاضا در انبار

 

ب:در مواقع رسيدن ميزان موجودي به حد سفارش

 

فرم درخواست خريد درخواست رسمي براي خريد مي باشد اين فرم معمولاً در سه نسخه

 

تهيه وپس از امضاي مجاز نسخه سوم آن درانبار بايگاني وسپس ساير نسخ آن جهت تصميم

 

درمورد خريد كالاي مورد درخواست و تامين اعتباراز طرف امور مالي به واحد تداركات

 

ارسال مي گردد .

 

- در صورت موا فقت با درخواست خريد واحد تداركات پس از اخذ امضاهاي مجاز اقدام

 

به صدورفرم سفارش كالامي كند.

 

واحد تداركات نسخ فرم درخواست خريد را به شرح زير تفكيك وتوزيع مي نمايد:

 

نسخه اول فرم : امور مالي

 

نسخه دوم فرم: تداركات يا كارپردازي

 

نسخه سوم: دربايگاني انبارنگهداري مي شود.

 

- در صورت عدم موافقت با خريد نسخه دوم صادره فرم درخواست خريد به انبارعودت

 

داده مي شود تا انباردار در جريان امر قرار گيرد و مراتب را به اطلاع در خواست كننده

 

كالا برساند

 

2/14-سفارش كالا به فروشنده

پس از وصول فرم(درخواست خريد) واحد تداركات فرم مذبور را مورد بررسي

 

قرار ميدهد و در صورت موافقت با خريد كالاي مورد نظر اقدام به تهيه و

 

تكميل(فرم سفارش)به فروشنده مي نمايد.

 

فرم سفارش خريد درخواست رسمي مي باشداين فرم يكي از مهمترين فرمها در

 

نظامهاي كنترل تداركاتي محسوب مي شود و نقش بسيار مهمي در امور نظارت

 

بر كالاها و اجناس رسيده يا برنامه سفارش ها در آينده دارد.

 

ازفرم سفارش خريد مي توان براي كنترل خريد و جلوگيري از سفارشهاي زايد

 

و تكراري استفاده نمود.

 

فرم سفارش معمولاً در چهار نسخه و به شرح زير توزيع مي گردد:

 

نسخه اول- فروشنده كالا

 

نسخه دوم- حسابداري

 

نسخه سوم- ماحد تداركات

 

نسخه چهارم- انبار

 

نسخه سوم سفارش به ضميمه فمر درخواست خريد بايد در پرونده سفارشها در

 

واحد تداركات بايگاني مي شود.

 

بايد توجه داشت كه كليه ي فرم ها و اسناد مربوط به معامله در امور مالي بايد

 

يك جا بايگاني گردد.براي اين منظور توصيه ميشود شماره سفارش خريد روي

 

كليه اين اسناد قيد شود.