فهرست

عنوان صفحه

چكيده

مقدمه

فصل1: پايگاه داده چيست؟.......................... 1

يك مجموعه سازماندهي شده از اطلاعات..................... 1

ركوردها و فيلدها...................................... 2

جداول و پايگاههاي داده................................ 2

دونماي Datasheet و Forms ................................ 3

شروع Access............................................ 4

بازكردن پايگاه داده نمونه Northwind..................... 5

پنجره Data base.......................................... 6

نوارهاي ابزار Access................................... 7

پسوند نام فليل هاي Access.............................. 8

فكر كردن در مورد فيلدها............................... 8

ويژگي Online Help........................................ 9

به كارگيري دستيار Office................................ 9

به كارگيري كادر Ask a Question براي دريافت كمك............ 10

استفاده از پنجره Help جهت دريافت كمك................... 10

استفاده از Online Help در كاردهاي محاوره................. 12

بستن يك پايگاه داده................................... 12

بستن Access............................................ 12

فصل 2: ايجاد پايگاهاي داده در Access.............. 13

عنوان صفحه

توليد يك پايگاه داده جديد و خالي...................... 13

انتخاب جدول نمونه..................................... 13

انتخاب فيلدها......................................... 14

تغيير دادن نام فيلدها................................. 15

تعيين كليد اوليه...................................... 16

وارد كردن داده ها در جدول............................. 17

تغيير پهناي ستونها.................................... 19

سوئيچ كردن به نماي Design.............................. 20

توليد ايندكس.......................................... 21

فصل 3 تصحيح پايگاههاي داده Access................. 24

تغيير و حذف ركوردهاي يك پايگاه داده................... 24

نوع داده (Data Type).................................... 26

تغيير نوع داده ها..................................... 28

اضافه كردن فيلدهاي جديد به يك جدول.................... 29

تغيير دادن ترتيب فيلدهاي يك جدول...................... 31

ذخيره كردن يك پايگاه داده روي فلاپي ديسك............... 31

ذخيره كردن يك پايگاه داده Access روي ديسك.............. 32

فصل 4: كارآمد كردن پايگاههاي داده................ 33

مرتب كردن ركوردهاي جدول............................... 33

ذخيره كردن قواعد مرتب سازي در قالب يك معيار........... 35

فيلتر كردن ركوردهاي يك جدول........................... 37

ذخيره كردن قاعده يك فيلتر در قالب يك معيار............ 40

عنوان صفحه

توليد يك معيار با استفاده از يك ويزارد................ 41

اضافه و حذف كردن فيلدها در يك معيار................... 44

يافتن داده ها......................................... 45

فصل 5: كار با فرمها.............................. 47

توليد فرم با استفاده از ويزارد Form................... 47

گشت و گذار در نماي Form............................... 50

كاركترهاي جانشين در فيلترها و معيارها................ 53

توليد فرمي با فيلدهاي كامل............................ 54

به كارگيري يك فرم جهت توليد ركوردهاي جديد............. 55

تصحيح جانمايي و محتواي فرمها.......................... 56

فصل 6: كار با گزارشها............................ 63

اولين گزارش .......................................... 63

ويژگي AutoReport........................................ 63

گزارش گروه بندي Grouped Report........................... 65

تصحيح گزارش........................................... 69

نماي report Design ........................................ 70

خواص گزارشها.......................................... 70

قالب بندي فيلدهاي يك گزارش............................ 71

توليد زير مجموع براي گروه ها.......................... 75

محاسبه مقادير مجموع در كل گزارش....................... 76

 

چکیده

 

منت خدای را که مرا فرصت دادتا بجویم وحقیقتها را بیابم.

آژانس مسکن، طرحی است که به افراد یاری می رساند تا در امر فروش ،رهن،اجاره،خرید به صورت گسترده و جامع و همراه با آمارگیری دقیق روبرو شوند . در سالهای اخیر این کار بصورت دستی انجام می گرفت و بایگانی

می شد که از نظر حجم، مشکلاتی را به همراه داشت اما امروزه با پیشرفت علم این کار کامپیوتری شده است و انجام هر کاری را برای افراد آسانتر کرده است ، لذا جهت طراحی آژانس مسکن،از نرم افزار اکسس استفاده شده است که طی فصلهای گفته شده چگونگی ایجادو نحوۀ فراگیری ،دیتابیس، فرم ،کوﺋیری و.......... توضییح داده شده است .

در خاتمه بر خود واجب می دانم که سپاس خود را به حضور دوستانی که در تهیه این اثر مرا تشویق و یاری
نموده اند تقدیم نمایم.

 

فصل 1

پايگاه داده چيست؟

يك مجموعه سازماندهي شده از اطلاعات

هر پايگاه داده مجموعه اي از اطلاعات مربوط به يك عنوان يا موضوع خاص مي باشد. اين مجموعه معمولاً به نحوي سازماندهي مي شود كه كاربر بتواند:

·آيتم هاي اطلاعاتي دلخواه خود را در آن دريابيد.

·آيتم هاي جديدي را كه با آنها مواجه مي شويد، به آن اضافه كنيد.

پايگاههاي داده الزاماً در كامپيوتر نگهداري نمي شوند. براي مثال كتابچه هاي آدرس و فهرستهاي تلفن پايگاههاي داده اي هستند كه روي كاغذ ثبت شده اند (هر چند ممكن است افراد بسيار معدودي آنها را پايگاه داده بنامند)

اما نگهداري يك پايگاه داده در كامپيوتر، باعث تسهيل و تسريع فرآيند دست كاري اطلاعات موجود در آن

مي شود. براي مثال با بكارگيري يك فهرست تلفن (چاپ شده روي كاغذ) به راحتي مي توان شماره تلفن افراد دلخواه خود را با در اختيار داشتن نام آنها پيدا كنيد. اما عكس اين موضوع صادق نبوده و يافتن نام افراد بر اساس شماره تلفن آنها بسيار دشوار خواهد بود.

اما با استفاده از يك فهرست تلفن كامپيوتري اطلاعات فوق الذكر را با سرعت سهولت بيشتري مي توان دريافت كرد. همچنين با استفاده از چنين فهرست تلفني نام تمام افرادي كه در يك خيابان بخصوص زندگي مي‌كنند يا تمام افرادي كه نام كوچك آنها Paul مي باشد، را به راحتي پيدا كرد.

پايگاههاي داده كامپيوتري انعطاف پذير هستند. بدين معني كه روشهاي بسيار متعدد و متنوعي را براي كار كردن با اطلاعات (حتي مقادير بزرگي از اطلاعات) تدارك مي بينند. نرم افزار Microsoft Access نمونه اي از سيستمهاي مديريت پايگاههاي داده (برنامه هايي كه امكان توليد و مديريت پايگاههاي داده در كامپيوتر را فراهم مي كنند)

ركوردها و فيلدها

معمولاً اطلاعات موجود در يك پايگاه داده، به كوچك ترين اجزا تقسيم مي شوند. هر يك از اين اجزا در فيلد مخصوص به خود قرار مي گيرد. براي مثال جهت وارد كردن نام و آدرس افراد در يك پايگاه داده كاربر،

نمي تواند تمام اطلاعات هر فرد را در يك فيلد واحد، نظير آنچه در زير نشان داده شده است را وارد نمايد.

James Coogan Sweeney 10744 South Hoyne Chicago Illinois 60643 USA

 

 

 

 

بلكه به طور طبيعي هر قطعه از اطلاعات را در فيلد جداگانه ثبت مي كند تا امكان تشخيص و تميز دادن آنها از يكديگر فراهم شود.

جداول و پايگاههاي داده

به مجموعه اي از ركوردها، جدول گفته مي شود. چنانچه يك پايگاه داده تنها حاوي يك جدول ساده باشد، جدول مزبور خود در حكم پايگاه داده خواهد بود. در اين مهارت ICDL تنها با پايگاههاي داده سرو كار دارد كه حاوي يك جدول هستند. تنها چيزي كه بايد در مورد دسته اي از پايگاه داده كه حاوي بيش از يك جدول هستند بدانيد،‌ اين است كه Access امكان ايجاد آنها را فراهم مي كند.

هنگامي كه با هزارها يا صدها هزار ركورد سروكار داريد، بحث به كارگيري يك سيستم مديريت پايگاههاي داده پيش مي آيد. براي مثال چنان چه از كامپيوتر خواسته شود، تنها ركوردهايي را (از ميان صدها هزار ركورد موجود در پايگاه داده) استخراج كرده و نمايش دهد كه نام خانوادگي (فيلد Last Name) آنها با حرف «S» و كد پستي (فيلد Zipcodes) آنها با عدد «60» آغاز مي شود، مديريت پايگاه داده اين كار را با سرعتي فراتر از حد تصور و توانايي بشر انجام مي دهد.

اما سيستمهاي مديريت پايگاه داده فاقد «قوه درك مرسوم» مي باشند. براي مثال، چنان چه اطلاعات را در فيلدهاي صحيح وارد نكرده باشيد، سيستم مديريت پايگاه قادر به تصحيح اين اشتباه نخواهد بود.

دو نماي Forms , Datasheet

نرم افزار Access و بسياري از سيستمهاي ديگر مديريت پايگاههاي داده، امكان مشاهده و دست كاري اطلاعات را به دو روش فراهم مي كنند. روش اول متضمن مشاهده و دست كاري اطلاعات در يك داده برگ (نماي Datasheet) و روش دوم متضمن مشاهده و دست كاري اطلاعات در فرمهاي

(نماي Forms) مي باشد.

در نماي Datasheet مي توان اطلاعات را به صورت مرتب شده در ستونها (يك ستون براي هر فيلد) و رديفها (يك رديف براي هر ركورد) مشاهده كرد. ظاهر پايگاههاي داده در اين نما همانند صفحات گسترده تصوير زير يك پايگاه داده نمونه را در نماي Datasheet نشان مي دهد.

نمونه اي از نماي Datasheet كه امكان مشاهده هم زمان ركوردهاي متعدد را فراهم مي كند

اما نماي Forme در هر لحظه تمام يا بخش منتخبي از اطلاعات يك ركورد واحد را نشان مي دهد. نماي Forme مي تواند با فرمتي نمايش يابد كه موجب تسهيل در خواندن اطلاعات پايگاه داده گردد. مي توانيد يك فرم را به روشي سازماندهي كنيد كه مانند يك فرم كاغذي، فيلدها را در موقعيتهاي مناسب و دلخواه شما به نمايش درآورد. يك روش مناسب براي فراگيري بيشتر در مورد پايگاههاي داده كامپيوتري، بررسي چند نمونه اي از اين پايگاههاي داده و گشت و گذار در آنها مي باشد. نرم افزار Access داراي سه پايگاه داده نمونه به نامهاي Solution , Orders , Northwind خواهيم پرداخت؛ اما قبل از اين كار لازم است برنامه Access را شروع كرد.

شروع Access

به منظور شروع برنامه Access به يكي از اين دو روش عمل كنيد:

روي آيكون Microsoft Access دابل كليك كنيد.

يا

·گزينه هاي Microsoft Access / All Programs / Start را انتخاب نماييد.

به اين ترتيب نرم افزار Access راه اندازي شده و پنجره مربوط به آن نمايش مي يابد. پنجره برنامه Access در بدو شروع،‌ شامل يك نوار منو، يك نوار ابزار و يك ناحيه وظيفه مرسوم به New File، در سمت راست مي باشد. ناحيه وظيفه New File فرمانهاي مختلف مورد نياز جهت توليد پايگاههاي داده جديد و باز كردن پايگاههاي داده موجود را در يك محل گردآوري كرده است. در صورتيكه ناحيه وظيفه New File باز

نمي باشد، با انتخاب گزينه هاي Toolbars/Task/View آن را باز كنيد.

يك كادر محاوره را به نمايش در مي آورد. اين كادر محاوره امكان باز كردن يك پايگاه داده موجود و يا توليد يك پايگاه داده جديد را در اختيار شما قرار مي دهد.

باز كردن پايگاه داده نمونه Northwind

براي باز كردن يك پايگاه داده موجود مي توانيد يكي از اين روشها را مورد استفاده قرار د هيد: انتخاب گزينه هاي File / Open كليك كردن روي دكمه Open واقع در نوار ابزار Database يا استفاده از ناحيه وظيفه New File.

1-‌‌‌‌ در صورتي كه قبلاً پايگاه داده Northwind را باز كرده باشيد، نام اين پايگاه در ناحيه Open a File واقع در ناحيه New File ليست خواهد شد. به اين ترتيب براي باز كردن پايگاه داده مزبور كافي است روي نام آن كليك كنيد.

چنانچه پايگاه داده Northwind در ناحيه وظيفه ليست نشده است. گزينه More Files… را انتخاب نماييد. به اين ترتيب كادر محاوره Open نمايان شده و امكان كاوش در پوشه هاي موجود در كامپيوتر پايگاه داده مورد نظر را در اختيار شما قرار مي دهد. فايل پايگاه داده Northwind احتمالاً در آدرس زير قرار دارد.

C:/ Program Files / Microsoft Office 10/Samples

در صورت نياز مي توان از پنجره Windows Explorer يا My Computer براي يافتن فايل پايگاه داده Northwind استفاده كرد.

2- پس از يافتن فايل Northwind . mdb آن را انتخاب كرده و روي دكمه Open كليك كنيد.

3- در صورتي كه با يك صفح خوش آمد گويي، مواجه شديد، روي دكمه OK كليك كنيد تا بسته شود.

به اين ترتيب Access دو پنجره به نامهاي Database , Main Switchbhoard را نمايش مي دهد، پنجره Database در حكم «مركز كنترل» برنامه Access مي باشد. پنجره Main Switchbhoard نزديك يك محيط رابط ساده تر را براي افرادي كه مشغول استفاده از پايگاه داده (نه كار روي طراحي آن) هستند، فراهم

مي كند.

در طي اين مهار از استاندارد ICDL از پنجره Database استفاده خواهيم كرد، نمه از پنجره Main Switchbhoard ، بنابراين پنجره Main Switchbhoard را با كليك كردن روي Display Database Window ببنديد.

پنجره Database

قسمتهاي زير ناحيه objects از پنجره Database قابل مشاهده اند: Tables (جداول) ، Queries (معيارها)، Froms (فرمها)، Reports (گزارشها)، Pages(صفحات) ، Macros (ماكروها) و ‌Modules (ماژول ها) . هر يك از اين قسمتها حاوي مجموعه اي از آيتم ها مي باشد كه Access آنها را شيء مي نامد. (هر يك از اين اشيا به نحوي به پايگاه ارتباط دارند.) در مهارت پايگاه ICDL مطالبي در مورد چهار قسمت اول خواهيد آموخت؛ بنابراين نگران قسمتهاي Modules , Macros, Pages نباشيد.

• جداول [Tables]
• معيارها [Queries]
• فرمها [Forms]
• گزارشها [Reports] گزارشها امكان استخراج اطلاعات از يك پايگاه داده به صورت نسخه هاي چاپي را فراهم مي كنند.

هنگام كار با Access به دفعات با پنجره Database مواجه خواهيد شد. از طريق اين پنجره مي توانيد هر يك از اشياء تشكيل دهنده يك پايگاه را (جهت به كارگيري و تغيير دادن آنها) باز كنيد، در عين حال هنگامي كه كار شما با هر يك از اشياي مذكور به پايان مي رسد، Access شمار را به پنجره Database باز

مي گرداند. در عين حال مي توانيد با انتخاب گزينه هاي Database : > نام پايگاه داده< / Window به پنجره Database باز گرديد.

اولين بار كه يك پايگاه داده را باز مي كنيد، به طور طبيعي جدوال (Tables) موجود در آن در پنجره Database ظاهر مي شوند. اگر اين قسمت اين گونه نيست، به سادگي روي گزينه Tables واقع در ليست objects كليك كنيد.

توجه كنيد كه پايگاه Northwind حاوي چندين جدول مي باشد. در اين ميان، جدول Employees را از طريق كليك راست كردن روي آن و سپس كليك كردن روي دكمه Open ويا از طريق دابل كليك كردن روي آ‌ن جدول مزبور باز كنيد. در ادامه نوع اطلاعات موجود در اين جدول را مورد توجه قرار دهيد. به اين ترتيب مي توانيد ايده خوبي در مورد نحوه استفاده عملي از پايگاههاي داده به دست آوريد.

• چنان چه تعداد فيلدهاي موجود در يك جدول، نظير Employees ، بيش از تعداد فيلدهاي قابل نمايش در يك صفحه واحد مي باشد، از نوار مرور افقي براي حركت به چپ يا راست استفاده كنيد.

در صورتي كه نوار مرور افقي قابل مشاهده نمي باشد، روي دكمه Maximize كليك كنيد تا نوار مرور نمايان گردد.

• چنانچه تعداد ركوردهاي يك جدول بيش از آن باشد كه در يك صفحه واحد قابل نمايش باشند، از نوار مرور قائم براي حركت به بالا و پايين در ميان ركوردها استفاده كرده و يا دكمه هاي كاوش كه در پايين پنجره Datasheet نمايش يافته اند را به كار بنديد.

نوارهاي ابزار Access

پر استفاده ترين عملكردهاي مورد استفاده در Access از طريق كليك كردن روي دكمه هاي موجود در نوارهاي ابزار ا ين نرم افزار قابل دسترسي هستند. به طور طبيعي Access مناسب ترين نوار ابزار براي عمليات جاري شما را نمايش مي دهد. منظور از مناسب ترين نوار ابزار، نوار ابزاري است كه حاوي دكمه هاي مربوط به عملكردهاي پر استفاده در عمليات جاري مي باشد.

اگر مايليد يك نوار ابزار را ناپديد كنيد (و تمام انتخابهاي خود از طريق منوها انجام دهيد)، يا اگر مي خواهيد ساير نوارهاي ابزار را نمايش دهيد، گزينه هاي View/Toolbars را انتخاب كرده و سپس در ليست نوارهاي ابزار نمايش يافته، نوار ابزاري را كه مايل به احضار آن هستيد انتخاب كرده و نوار ابزاري را كه مايل به ناپديد كردن آن هستيد، از حالت انتخاب خارج كنيد.

چنانچه يك نوار ابزار بخصوص را در ليست نوارهاي ابزار مشاهده نمي كيند، گزينه Customize را انتخاب كنيد تا ليست كاملي از نوارهاي ابزار موجود به نمايش درآيد. سپس نوار ابزار مورد نظر را انتخاب كرده و يا از حالت انتخاب شده خارج كنيد. در پايان روي دكمه Close كليك كنيد.

پنجره Database حاوي يك نوار ابزار مخصوص مي باشد كه همواره در بالاي اين پنجره به نمايش در مي‌آيد. گزينه هاي موجود در اين نوار ابزار نيز بسته به نوع شيء انتخاب شده در نوار objects تغيير مي كنند.

پسوند نام فايل هاي Access

اين فايل هاي پايگاه داده Access به پسوند (Microsoft DataBase) . mdb ختم مي شود. اين پسوند كاربر را در جهت تشخيص فايلهاي Access از ساير انواع فايل ها، از قبيل فايل هاي (xls) Excel يا (doc) Word ياري مي دهد.

فكر كردن در مورد فيلد ها

پس از تصميم گيري در مورد فيلدهاي يك پايگاه داده، به دقت در مورد نحوه به كارگيري فيلدهاي مزبور فكر كنيد. براي مثال اگر مايليد پرندگان را بر اساس كشور يا ناحيه اي كه در آن يافت مي شوند، مرتب يا انتخاب كنيد،‌ بايد ستوني براي كشور داشته باشيد، زيرا براي مثال، ممكن است بدانيد كه بوردو در فرانسه قرار دارد، اما Access نمي داند. مثال ديگر اينكه، اگر مايليد به يافتن تمام آلبوم هاي توليد شده به وسيله Nick Lowe هستيد، بايد اطلاعات مربوطه را ترجيحاً به صورت مرسوم (نام فاميل پس از نام كوچك)‌ثبت نماييد.

ويژگي Online Help

نرم افزار Access ، همانند Power Point , Excel , Word و ساير محصولات نرم افزاري شركت مايكرو سافت، يك سيستم كمكي (Help) قابل جستجو و Online را در اختيار كاربر قرار مي دهد. بنابراين دو جزء عبارت «Online Help» به صورت زير قابل تعريف مي باشد:

·منظور از واژه «Help» و مجموعه اطلاعاتياست كه شمار را در درك و با كارگيري امكانات نرم افزار مورد نظر ياري مي دهند.

·منظور از واژه «Online» ايناستكه مطالب و محتويات Help در صفحه نمايش كامپيوتر شما نمايش مي يابند، نه به صورت چاپ شده روي كاغذ. محتويات Online Help را مي توانيد به چند روش مورد جستجو و مطالعه قرار دهيد، از طريق منوي Help ،‌ از طريق كادرهاي محاوره يا از طريق به كارگيري ويژگي دستيار (Office Assistant) Office .

به كارگيري دستيار Office