مقدمه

شركت سهامي عام نمونه (در شرف تأسيس) طراحي سيستم اطلاعاتي خود را به ما واگذار مي‌نمايد و از ما خواسته مي‌شود كه با توجه به طبيعت فعاليت شركت موردنظر (شركت در زمينه توليد و فروش فرش ماشيني به فعاليت خواهد پرداخت) و حجم معاملات مختلف، تعداد كارمندان و ظرفيت شركت سيستمي طراحي شود كه با توجه به اصل فزوني منافع جو مخارج وظايف زير را به نحو احسن انجام دهد:

1ـ كليه اطلاعات مورد نياز مديران را براي انجام امور شركت فراهم نمايد. 2ـ گزارش نتايج عمليات شركت را براي ذينفع (سهامداران، بستانكاران، بانكها و … ) تأمين كرده و در اختيار آنان قرار دهد.

3ـ نحوه و ترتيب ثبت و گزارش اطلاعات به طور كارآ و مؤثر باشد.

4ـ اندازه‌گيري و سنجش اشكال مختلف عمليات سازمان را در برگيرد.

5ـ كنترلهاي داخلي را فراهم نايد تا به بهترين نحو از اشتباهات، سوءاستفاده‌ها و تقلبات جلوگيري نمايد. بطور كلي سلسله مراتب ويژگيهاي كيفي اطلاعات حسابداري خواسته شده را به شكل نمودار صفحة 2 نشان مي‌دهيم.از آنجايي كه چارت (نمودار) سازماني از نكات قابل توجه در طراحي سيستم حسابداري مي‌باشد (به منظور اعمال كنترلهاي داخلي لازم و توسعه هماهنگ و روابط متقابل تشكيلات مختلف شركت)

 

 

 

اولين سازمان يا تشكيلات اداري براي اداره امور مربوط به آب در كشور باعنوان بنگاه مستقل آبياري تاسيس و ضوابط و مقررات و اختيارات اين تشكيلات در ارديبهشت 1322 به تصويب رسيد. در اسفند ماه 1342 لايحة قانوني راجع به تأسيس وزارت آب و برق مورد تصويب قرار گرفت و بر مبناي آن، بنگاه مستقل آبياري نيز جزئي از تشكيلات این وزارت گرديد.

سپسشرکتهای آب منطقه ای در دستور کار دولتقرار گرفت وبنابرین هيئت محترم وزيران در مورخ 4/10/1344 تأسيس سازمان آب منطقه ايفارس را بر اساس اساسنامه و آئين نامة مربوطه به تصويب رساند و در 24 دي ماه 1348تشكيل شركت سهامي سازمان آب منطقه اي فارس بعنوان متولي بخش آب در استانهای فارس ،بوشهر و کهگیلویه و بویراحمد را به مركزيت شيراز به تصويب كمسيونهاي مجلس وقترسيد.

این وضعیت تا نیمه اول سال 1385 ادامه داشت که از این تاریخ با تاسیس شرکتهای آب منطقه ای در استانهای بوشهر و کهگیلویه و بویراحمد ، حوزه عمل این شرکت فقط در استان فارس می باشد.

 

اهداف شرکت
تامین آب شرب ، کشاورزی و صنعتی
انجام مطالعات برای شناخت ، توسعه و بهره برداری از منابع آب و انرژی برق آبی.
اجرای طرحهای سدهای مخزنی و انحرافی ، شبکه های آبیاری و زهکشی ، طرحهای تامین آب و آبرسانی شهری، اجرای طرحهای تغذیه مصنوعی.
انتقال آب به بخشهای مختلف مصرف ، شبکه های آبیاری و زهکشی ، آبرسانی به شهرها و صنایع ، پایداری و ایمنی سدها ، مهندسی رودخانه ها و سواحل ، کنترل سیلاب ، تغذیه مصنوعی و تولید انرژی برق آبی.
بهره برداری و نگهداری از تاسیسات و سازه های تامین آب و انتقال آب.
بهره برداری از منابع آب در چار چوب سیاستها، ضوابط و برنامه های مصوب وزارت نیرو .
جلب مشارکتهای مردمی و بخش غیر دولتی در اجرای توسعه منابع آب و شبکه های آبیاری و زهکشی ، آبرسانی به صنایع و شهرها، مهندسی رودخانه ها و سواحل ، انرژی برق آبی و بهره برداری و نگهداری از تاسیسات و سازه های آبی وبرق آبی .
مطالعات پایه و حفاظت کمی و کیفی و نظارت بر بهره برداری از منابع آب ، واگذاری اشتراک به متقاضیان بر اساس تعرفه های مربوطه

 

طراحي سيستم حسابداري شرکت سهامی آب منطقه ای فارس

الف) نحوه پردازش اطلاعات

با توجه به محاسن استفاده از كامپيوترها در سيستم حسابداري (پايين آ‌مدن هزينه پردازش اطلاعات، پردازش سريع، به موقع بودن گزارشها، صحت زياد و …) نحوه پردازش اطلاعات در اين سيستم با استفاده از نرم‌افزارهاي تهيه شده جهت سيستم بر اساس سيستم كامپيوتري طراحي گرديده است (پردازش كامپيوتري تركيبي از افراد، ماشين، برنامه‌ها و رويه‌هاي است كه براي كارآيي و اثربخشي سيستم حسابداري طراحي گرديده است)

همانطور كه مي‌دانيم در هر سيستم حسابداري و به منظور اعمال كنترلهاي داخلي لازم و يا مثلاً وارد كردن ارقام و ثبتها در دفاتر روزنامه و كل (كه از سوي مراجع ذي‌صلاح پلمپ بوده) و يا پرنمودن و تكميل اظهارنامه مالياتي و … بايد از سيستم دستي در كنار سيستم اصلي پردازش اطلاعات استفاده كرد.

 

 

 

 

 

 

 

 

در شكل زير بطور خلاصه نحوه استفاده از كامپيوتر و سيستم دستي شركت نشان داده مي‌شود.

مرحله 1	مرحله 2		مرحله 3	مرحله 4
تحليل رويدادهاي مالي	ثبت و انعكاس ارقام	نگهداري و ذخيره ارقام براي مراحل2 و 3	فرآوردن ارقام	گزارشها
اوليه H ارقام و اطلاعات اوليه و مدارك مثبته	وارد كردن ارقام و اطلاعات H	كارتهاي اطلتعات C ديسك مغناطيسي C نوار مغناطيسي C دفتر روزنامه H دفتر كلH	مانده كردن‌حسابهاC نوار آزمايشي C كاربرگC اصلاحات H و C تراز اصلاح شده C گزارشها C	صورتهاي مالي C گزارشهاي خاص مديريت C گزارش بدون سازماني (اظهارنامه مالياتي) H

H : عمليات انساني (دستي)

C : عمليات برنامه كامپيوتر

 

 

 

 

ب) طراحي زير سيستمهاي حسابداري

با توجه به حجم و عمليات شركت و همچنين اعمال رويه‌هاي كنترل داخلي و تفكيك وظايف و نيز انعطاف‌پذير بودن سيستم (جوابگوي تغييرات و تعديلات احتمالي آتي به علت افزايش در حجم اطلاعات، تغييرات در روشهاي عملياتي و روشهاي پردازشهاي اطلاعات و … باشد)سيستم اطلاعاتي (حسابداري) شركت بصورت زير تقسيم‌بندي مي‌شود كه ما به طور مجزا هر زير سيستم را تعريف كرده و نقش و وظايف آن در سيستم كلي حسابداري و ارتباط متقابل يا ديگر زير سيستمها و همچنين فرمهاي مورد استفاده در هر زير سيستم را شرح مي‌دهيم:

1ـ مديرت مالي

2ـ كنترل مركزي، دفترداري و گزارشگري

3ـ دريافتها، پرداختها و قراردادها

4ـ حسابداري خريد

5ـ حسابداري فروش

6ـ حسابداري اموال

7ـ حسابداري حقوق و دستمزد

8ـ حسابداري صنعتي و انبارها

9ـ بودجه

10ـ حسابرسي داخلي

 

 

1ـ مديريت مالي

مديريت مالي شركت تشكيل شده است از واحد مدير مالي و ساير زيرسيستمها واحد مدير مالي شركت افراد زير را شامل مي‌شود:

1ـ رئيس (مدير) امور مالي

2ـ معاون مدير مالي

3ـ منشي واحد

وظايف مدير امور مالي به شرح زير مي‌باشد.

1ـ وظيفه‌ اصلي مدير مالي اين است كه با استفاده و كنترل از گزارشهاي مالي اطلاعات اقتصادي و مالي در خصوص كاركنان، وجه نقد، ماشين‌آلات و مواد و … زير سيستمهاي مالي و هماهنگ نمودن فعاليت كاركنان تحت امر خود مديريت شركت را در زمينه برنامه‌ريزي و كنترل ياري دهد.

2ـ به منظور اعمال كنترل داخلي لازم هر گونه دريافت وجه، پرداخت وجه، كليه قراردادها و وامهاي دريافتي و يا وامهاي پرداختي به كاركنان بايد با نظر مدير مالي انجام گيرد.

3ـ به منظور اعمال كنترل لازم امضاي چكهاي حساب شركت فقط با امضاي مدير عامل شركت و مدير امور مالي انجام مي‌گيرد.

4ـ كليه اسناد حسابداري صادر شد. در زير سيستمها بايد به امضاي مدير مالي برسد.

5ـ مرخصي كاركنان مديريت مالي با هماهنگي مدير مالي صورت مي‌گيرد.

6ـ چون در نهايت مسئوليت هر گونه سوء‌استفاده، تقلب و يا اشتباه مالي با مدير مالي مي‌باشد، مدير مالي بايد با نظارت مستقيم و اعمال كنترل داخلي لازم به زير سيستمها و كاركنان، آنان را به پيروي از قوانين و مقررات شركت رهنمون سازد.

همانطور كه در وظايف مدير مالي شرح داده شده است اصلي‌ترين وظيفه مدير مالي در واقع ارائه گزارشات و كمك به مديران بالاتر جهت اهداف سازمان مي‌باشد به همين دليل بسياري از وظايف مدير مالي به جزء مواردي خاص (مانند امضاي چك كه فقط بايد به وسيله مديرمالي صورت گيرد) به معاون مدير مالي تفويض شده است. در واقع معاون مالي رابط ميان كاركنان مالي و مدير مالي مي‌باشد.

اهم وظايف پيش‌بيني شده معاون مدير مالي به شرح زير مي‌باشد:

1ـ آماده نموده و بررسي گزارشات مالي زير سيستمها براي ارائه به مدير مالي

2ـ كليه اسناد حسابداري مي‌تواند به امضاي معاون مالي نيز برسد.

3ـ مرخصي كاركنان نيز مي‌تواند با نظر معاون صورت گيرد.

4ـ اعمال نظارت مستقيم به كاركنان واحدهاي حسابداري به منظور پيروي از قوانين و مقررات در جهت كمك به مدير مالي.

5ـ و ساير وظايفي كه مدير مالي با توجه به حجم فعاليتها و غيره به معاون مالي تفويض مي‌نمايد.

اهم وظايف منشي واحد مديريت مالي به شرح زير مي‌باشد:

1ـ نگهداري اسناد حسابداري (تحويل گرفته شده از ديگر واحدها) براي امضاء مدير و بازگرداندن اسناد به واحدها

2ـ هماهنگ‌كننده ملاقاتهاي كاركنان با مدير و معاون مالي.

3ـ در اختيار قرار دادن آخرين دستورها و مقررات سطوح بالاتر مديريت به مديريت مالي

4ـ در اختيار قرار دادن آخرين فاكسها و … به مدير مالي

5ـ ساير وظايفي كه بر عهده منشي مي‌باشد.

1ـ زير سيستم كنترل مركزي، دفتر داري و گزارشگري:

الف) وظايف:

بطور كلي وظيفه اين دايره تأمين و طبقه‌بندي حسابها (كدينگ) ثبت دفاتر روزنامه و كل از خلاصه سند تهيه شده توسط واحد و تهيه ترازها و صورتهاي مالي و گزارشات دورن و برون سازماني مي‌‌باشد.

ب) سر فصل كدينگ حسابها:

حسابهاي ترازنامه (299ـ100)

دارائيها (199 ـ 100)

دارائيهاي جاري ( 129 ـ 100)

101 موجوي نزد بانكها

102 صندوق

103 تنخواه گردان

104 اوراق بهادار

106 اسناد دريافتني ـ مشتريان

1 ـ 106 اسناد دريافتني ـ تنزيلي

109 حسابهاي دريافتني ـ مشتريان

1 ـ 109 ذخيره مطالبات مشكوك الوصول

115 مواد اوليه

1ـ 115 تعديل موجوديها

116 كالاي در جريان ساخت

117 كالاي ساخته شده

120 پيش پرداخت ماليات

121 پيش پرداخت بيمه

122 ساير پيش‌پرداختها

123 وام دريافتني كاركنان

124 مساعد كاركنان

دارائيهاي ثابت ( 169 ـ 130)

130 زمين

132 ساختمان

133 تأسيسات

1 ـ133 استهلاك انباشته ساختمان و تأسيسات

135 ماشين آلات و تجهيزات كارخانه

1ـ135 استهلاك انباشه ـ ماشين آلات و تجهيزات

143 وسائط نقليه

1 ـ143 استهلاك انباشته ـ وسائط نقليه

146 اثاثه و منصوبات اداري

1ـ 146 استهلاك انباشته ـ اثايثه و منصوبات اداري

دارائيهاي نامشهود (179 ـ 170)

170 سرقفلي

171 حق الاختراع

172 علام تجاري و ساير امتيازات

ساير دارائيها (189 ـ 180)

بدهيها و حقوق صاحبان سرمايه(299 ـ 200)

بدهيهاي جاري (219 ـ 200)

201 اسناد پرداختني

203 حسابهاي پرداختني

206 حقوق و دستمزد پرداختني

207 سود تضمين شده پرداختني

208 ماليات حقوق پرداختني

209 ساير اقلام پرداختني

211 ماليات به درآمد پرداختني ـ پيش‌بيني شده

216 حصه جاري بدهيهاي بلند مدت

218 سود سهام پرداختني

219 ساير بدهيهاي جاري

 

بدهيهاي بلند مدت (249 ـ220)

220 اوراق قرضه پرداختني

222 اسناد پرداختني بلندمدت

224 ساير بدهيهاي بلند مدت

حقوق صاحبان سرمايه (299 ـ 250)

250 سرمايه

1 ـ250 تعهد صاحبان سرمايه

255 صرف سهام

256 كسر سهام

260 سود (زيان ) انباشته

حسابهاي صورت سود و زيان(899 ـ 300)

فروش (349 ـ300)

301 فروش

1 ـ 301 برگشت از فروش

2ـ301 تخفيفات ناشي از آسيب‌ديدگي

بهاي تمام شده كالاي فروش رفته (399 ـ 350)

351 بهاي تمام شده كالاي فروش رفته

356 مواد ـ انحراف نرخ

357 مواد ـ انحراف مصرف

366 دستمزد ـ انحراف نرخ

367 دستمزد ـ انحراف كارآيي

372 سربار جذب شده كارخانه

376 سربار كارخانه ـ انحراف هزينه (بودجه)

377 سربار كارخانه ـ انحراف بلا استفاده

378 سرباركارخانه ـ انحراف كارايي

379 سربار كارخانه ـ اضافه يا كسر جذب سربار

سربار كارخانه (499 ـ 400)

400 كنترل سربار كارخانه

401 حقوق

411 مواد غيرمستقيم

412 كار غير مستقيم

414 هزينه حمل بداخل

417 هزينه آموزش و كارآموزي

420 اضافه كاري

422 ماليات حقوق و دستمزد

425 حقوق ايام مرخصي

427 بيمه

434 سوخت ـ كارخانه

436 روشنايي و نيرو

438 تلفن و تلگراف

440 ابزار آلات

442 ضايعات

460 استهلاك ـ ماشين آلات و تجهيزات

461 استهلاك ـ ساختمان و تأسيسات

462 اجاره ماشين آلات

463 تعميرات ونگهداري ساختمان

480 تعميرات و نگاهداري ساختمان

481 تعميرات و نگهداري جاده‌ها

482 تعميرات و نگهداري تسهيلات حمل ونقل

483 استهلاك حق‌الاختراع

هزينه‌هاي توزيع و فروش (599 ـ 500)

500 كنترل هزينه‌هاي توزيع و فروش

501 حقوق

507 كارمزد فروشندگان

515 هزينه حمل بداخل

522 ماليات حقوق

530 ملزومات

534 سوخت وسائط نقليه

536 روشنايي و نيرو

538 تلفن وتلگراف

546 پست

548 هزينه مسافرت

560 استهلاك ـ وسائط نقليه

562 اجاره تجهيزات

565 آگهي و تبليغات

567 نمونه‌ها

568 نمايشگاه‌ها

580 تعميرات و نگاهداري ساختمانها

هزينه‌هاي اداري (699 ـ 600)

600 كنترل هزينه هاي اداري

601 حقوق

620 اضافه‌كاري

622 ماليات حقوق

630 ملزومات

634 سوخت

636 روشنايي

638 تلفن

646 پست

648 هزنيه مسافرت

660 استهلاك ـ اثاثه و منصوبات

661 استهلاك ـ ساختمانها و تأسيسات

662 اجاره تجهيزات

670 خدمات حسابداري

680 تعمرات و نگاهداري ساختمانها

691 كمك به مؤسسات خيريه

693 هزينه مطالبات سوخت

ساير هزينه‌ها (749 ـ 700)

701 زيان ديد كرد

707 بهره پرداختي نسبت به اوراق قوضه

708 تخفيفات فروش

731 هزينه‌هاي عملياتي مربوط به تسهيلات بلا استفاده

ساير درآمدها (849 ـ 800)

801 درآمد حاصل از سرمايه‌گذاريها

808 تخفيفات دريافتي خريد

816 بهره ديد كرد دريافتي

817 درآمد حاصل از اجاره

818 درآمدهاي متفرقه

كسور درآمد (899 ـ 890)

890 ماليات به درآمد

ج) نحوه كاركرد و ارتباط متقابل:

كليه ثبتهايي كه در قسمتهاي مختلف زير سيستمهاي ماليانجام مي‌گيرد بوسيله نرم‌افزار موجود در اين واحد مورد بررسي قرار مي‌گيرد اسناد ومدارك مثبته در زيرسيستمها نگهداري مي‌شود به علت فعاليت زياد شركت در پايان روز خلاصه سند حسابداري توسط اين واحد تهيه و نسبت به وارد كردن حسابها به دفاتر روزنامه و كل كه بايد بطور قانوني باقلم ثبت شوند انجام مي‌گيرد. همچنين اين واحد وظيفه تهيه تراز آزمايشي و تهيه صورتهاي مالي اساسي شركت را نيز انجام مي‌دهد همچنين تهيه كاربرگ و تعديل و اصلاح حسابها را نيز برعهده دارد. همچنين كدينگ و حسابهاي مربوطه به هر زير سيستم را در اختيار زير سيستمهاي مالي قرار مي‌دهد. اين واحد تنظيم فرم اظهارنامه مالياتي و همچنين گزارشات داخلي و بدون سازماني را بر عهده دارد. در نرم‌افزار موجود كليه فعاليتهاي زير سيستمها در واحد كنترل ثبت مي‌گردند و حسابهاي بدهكاران و معينها و بستانكاران نيز نگهداري مي‌‌شود.

از ديگر وظايف دايره تجزيه و تحليل اطلاعات مالي و ارائه گزارشات به مديران مي‌باشد.